Как правильно оформлять дела

Как правильно оформлять дела

Оформление дела считается термином, в котором содержится большой комплекс действий, которое начинается с самого заведения дела в делопроизводстве, и заканчивается передачей его в архив. Мероприятие данного вида надо проводить не только для передачи в архив, но и для создания всех удобств работы с документами.

Существует два вида хранения дела по срокам: долговременное или постоянное хранение и краткосрочное хранение. В первый вид входят дела, которые надо хранить больше, чем десять лет, а ко второму виду относятся дела, которые надо хранить до десяти лет, документация же оформляется не полностью, а частично. Хотите знать больше о том как правильно вести бух.учет? Ведение бухгалтерского учета на нашем сайте.

Обложка дел, которая предоставлена для постоянного хранения документации, должна содержать в себе как наименование организации, название структурного отдела организации, данные дела, индекс, сроки его хранения и количество листов, как и специальную графу для архивного шифра. А если дело состоит из нескольких частей, то на обложке этих томов должен быть указан порядковый номер.

Для заполнения обложки дела надо придерживаться определенных правил:

1. указать полное наименование организации, бывают случаи, когда разрешается указать краткое наименование компании, которое зарегистрировано согласно нормам закона. Наименование надо написать в именительном падеже.

2. номер дела обязательно выписывают на обложку из номенклатуры.

3. если в период дело производительного года наименование учреждения было изменено, то на обложку дела надо дописать новое наименование учреждения.

4. в случае, если в деле содержатся дуплеты документов, то надо указать в заголовке.

Дата дела является одной из самых важных частей обложки. В принципе она зависит от вида проведения учета и типов документации, которые собраны в деле.

Для дела, в котором есть наличие протоколов собраний коллективных органов управления, комиссий, то в этом случае датами могут послужить данные раннего и позднего протокола. При завершении всех дел долгосрочного хранения надо сделать надпись заверительного вида. Надо указать также и дату составления заверительной надписи, как и ее составителя и его должность.

Если введены иные изменения в деле, например, такие как замена, копиями подлинников, то в надпись заверительного вида вносят запись, который ссылается на соответствующий акт. Если вы не можете проводить оформление дел без посредничества или не получается определить сроки хранения, то обращайтесь в организацию, которая занимается предоставлением архивных услуг.


Все советы